Anfragen kommen ungeordnet an
Angaben stecken in E-Mails, Formularen und Anhängen und müssen gesucht, sortiert und weitergegeben werden.
Prozessautomatisierung für Handwerk und technischen Service
Weniger Büro.Mehr Betrieb.
Ich automatisiere wiederkehrende Schritte zwischen E-Mail, PDF, Excel, Termin und Ihrer vorhandenen Software – damit Anfragen schneller bearbeitet werden und Ihr Team weniger übertragen muss.
- Persönlicher Ansprechpartner
- Vorhandene Systeme weiterverwenden
- Begrenzter Pilot statt Großprojekt
Vom Posteingang zum vorbereiteten Vorgang
Beispielablauf: Eine Anfrage mit PDF kommt per E-Mail an. Kunde, Ort, Leistung und Wunschtermin werden ausgelesen und in Excel-Liste, Kalender und Ihrer Software vorbereitet. Zum Schluss prüft Ihr Büro und gibt frei.
Arbeitsweise
Ein Prozess. Klare Regeln. Früh im Alltag testen.
Ich beginne mit einem Ablauf, der sich messen lässt. So sehen Sie früh, ob die Automatisierung im Tagesgeschäft wirklich Zeit spart.
Ein klar abgegrenzter Ablauf statt eines Gesamtumbaus
Test mit echten Beispielen aus Ihrem Postfach
Dokumentation, die Ihr Team ohne mich versteht
Büroalltag
Wo im Büro jeden Tag Zeit verloren geht
Daten werden mehrfach übertragen
Dieselben Kunden- und Projektdaten landen von Hand im Postfach, in Excel und in der Branchensoftware.
Offene Vorgänge hängen an einzelnen Personen
Rückfragen und nächste Schritte leben in Notizen. Fällt jemand aus, fehlt der Überblick.
Beispielprozess aus der Praxis
Aus der Materialliste wird die Dokumentation für die Abnahme
Zu jeder Baustelle gehören Datenblätter, Sicherheitsdatenblätter und Prüfzeugnisse für jedes verbaute Material. In vielen Baubetrieben sucht das Büro diese Unterlagen Position für Position bei den Herstellern zusammen. Diesen Weg habe ich automatisiert: Der Ablauf liest die Materialliste aus der Kalkulation, sucht die passenden Dokumente, prüft sie vor und sortiert sie in die Mappe der Baustelle.
Beispielbaustelle Sporthalle · 6 von 58 Positionen
Beispielablauf mit sechs Positionen einer Materialliste. Von Hand sucht das Büro jedes Dokument einzeln beim Hersteller, lädt es herunter und legt es ab, angenommen vier bis fünf Minuten je Position. Automatisch sind alle sechs Positionen nach wenigen Sekunden abgeglichen. Ein Datenblatt passt nicht eindeutig zur Position und wird Ihrem Büro zur Entscheidung vorgelegt, eine Position steht auf der Rückfrageliste, und Handelsware braucht kein Datenblatt.
Von Hand und automatisch starten gleichzeitig.
Von Hand sind das rund 4 bis 5 Stunden Suchen und Ablegen für eine einzige Baustelle.
Passt dieses Datenblatt zur Position?Die Automatik ist unsicher. Ihr Büro entscheidet.
- Materialliste
- EPS 035 DAA dh
- Datenblatt
- EPS 035 DAA dm
EntschiedenDas Datenblatt liegt in der Mappe. Die Dokumentenübersicht ist aktuell.Die Position steht auf der Rückfrageliste. Die Dokumentenübersicht ist aktuell.
- VorgeprüftJedes gefundene Dokument wird mit der Position abgeglichen. Zweifelsfälle landen bei Ihrem Büro.
- Täglich aktuellÄndert sich die Materialliste, zieht die Mappe am nächsten Morgen nach.
- Ohne PreiseDie Übersicht für den Auftraggeber enthält keine Einkaufspreise.
Die Zeit von Hand ist eine Annahme von vier bis fünf Minuten je Position für Suchen, Herunterladen, Benennen und Ablegen. Die Uhr in der Ansicht rechnet mit viereinhalb Minuten.
Wirkung
Was zwölf Monate später übrig bleibt
Ein Handwerksbetrieb übertrug Auftrags- und Projektdaten aus seiner Branchensoftware regelmäßig von Hand nach Excel und Microsoft 365. Nach der Automatisierung dieses Wegs fielen im Büro acht bis fünfzehn Stunden pro Woche weg. Die folgende Rechnung zeigt, was sich daraus über ein Jahr summiert.
Ersparnis nach zwölf Monaten
416 bis 780 Stunden
Das entspricht rund 10 bis 19 vollen Arbeitswochen.
Alle Werte als Tabelle
| Monat | Stunden | Euro |
|---|---|---|
| 1 | 35 bis 65 | 1.040 bis 1.950 |
| 2 | 69 bis 130 | 2.080 bis 3.900 |
| 3 | 104 bis 195 | 3.120 bis 5.850 |
| 4 | 139 bis 260 | 4.160 bis 7.800 |
| 5 | 173 bis 325 | 5.200 bis 9.750 |
| 6 | 208 bis 390 | 6.240 bis 11.700 |
| 7 | 243 bis 455 | 7.280 bis 13.650 |
| 8 | 277 bis 520 | 8.320 bis 15.600 |
| 9 | 312 bis 585 | 9.360 bis 17.550 |
| 10 | 347 bis 650 | 10.400 bis 19.500 |
| 11 | 381 bis 715 | 11.440 bis 21.450 |
| 12 | 416 bis 780 | 12.480 bis 23.400 |
Modellrechnung auf Basis eines umgesetzten Projekts. Angesetzt sind 30 Euro Arbeitgeberkosten je Stunde, also Bruttolohn zuzüglich Sozialabgaben, und 4,33 Wochen je Monat. Die freigewordene Zeit fließt in der Praxis in andere Aufgaben, sie erscheint nicht als Auszahlung. Ihre Zahlen hängen von Mengengerüst und Ausgangslage ab und werden im Prozessgespräch gemeinsam ermittelt.
Einsatzbereiche
Drei sinnvolle Startpunkte
Anfragen automatisch erfassen
E-Mails, Formulare und Anhänge werden erkannt und für die Bearbeitung strukturiert bereitgelegt.
Angebote vorbereiten
Kunden- und Projektdaten wandern in Ihre Vorlagen oder direkt in das vorhandene System.
Termine und offene Vorgänge nachhalten
Rückfragen, Wartungen und nächste Schritte werden sichtbar und rechtzeitig vorbereitet.
Zuschnitt eines Piloten
Ein begrenzter Prozess statt eines großen IT-Projekts
Ausgangslage
Anfragedaten kommen per E-Mail und PDF. Die relevanten Angaben werden von Hand herausgesucht und in eine bestehende Excel-Übersicht übertragen.
Umsetzung
Wir legen die benötigten Felder fest. Der Ablauf ergänzt neue Datensätze, aktualisiert bestehende Einträge und behandelt Ausnahmen.
Ergebnis
Das Büro prüft einen vorbereiteten Vorgang und gibt ihn frei. Dokumentiert und auf einen Prozess begrenzt.
So ist ein Pilot zugeschnitten. Zahlen zur Zeitersparnis nenne ich erst aus Ihrem eigenen Prozess.
Zusammenarbeit
In drei Schritten zum funktionierenden Pilot
Ablauf ansehen
Ich analysiere mit Ihnen einen wiederkehrenden Prozess und sage ehrlich, ob sich die Automatisierung lohnt.
Pilot umsetzen
Ich setze einen begrenzten Workflow um und teste ihn mit echten Beispielen.
Im Alltag prüfen
Wir testen gemeinsam im Alltag, stabilisieren den Ablauf und entscheiden über den weiteren Betrieb.
Preise
Klare Orientierung vor dem ersten Projekt
Prozesscheck
950 €
netto, einmalig
- Aufnahme eines konkreten Ablaufs
- Machbarkeitsprüfung
- Pilotdefinition
- Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
- Wird auf den Piloten voll angerechnet
Automatisierungspilot
ab 4.900 €
netto, einmalig
- Ein klar begrenzter Prozess
- Typischerweise ein bis zwei Hauptsysteme
- Tests und Fehlerbehandlung
- Dokumentation für Ihr Team
Laufender Betrieb
ab 490 €
netto pro Monat
- Monitoring
- Wartung
- Fehlerprüfung
- 3 Stunden Support im Monat inklusive
Anrechnung und Zufriedenheitsgarantie
Entscheiden Sie sich nach dem Prozesscheck für einen Piloten, rechne ich die 950 € voll auf dessen Preis an. Und wenn Ihnen die Analyse nichts gebracht hat, sagen Sie mir das im Abschlussgespräch, dann stelle ich sie nicht in Rechnung. Dass ich am Ende von einer Automatisierung abrate, ist ausdrücklich ein mögliches Ergebnis. Genau dafür ist der Check da.
Software-, Hosting- und API-Kosten werden transparent separat ausgewiesen. Aufwand außerhalb des vereinbarten Umfangs berechne ich mit 120 € je Stunde. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
Konstantin Rudel
RUDEL Prozessautomatisierung
Mülheim an der Ruhr · tätig in NRW, remote und vor Ort
Ansprechpartner
Direkter Ansprechpartner von der Analyse bis zum Betrieb
Ich bin Konstantin Rudel. Vor der Spezialisierung auf Automatisierung habe ich als Consultant in der Einkaufsberatung gearbeitet. Betriebliche Abläufe kenne ich aus dem Alltag: mit Zeitdruck, gewachsenen Daten und echten Engpässen.
Sie sprechen mit der Person, die den Ablauf aufnimmt, umsetzt und betreut. Keine Weiterreichung im Projektteam.
- Umsetzung mit n8n-Workflows und Integration von KI-Modellen
- Hintergrund in Einkauf, Beschaffung und Prozessberatung
- Standort Mülheim an der Ruhr, kurze Wege in NRW
Fragen
Häufige Fragen vor dem ersten Gespräch
Muss vorhandene Software ersetzt werden?
In den meisten Fällen nicht. Ich prüfe zuerst, ob sich Ihre Systeme über Schnittstellen, Exporte oder kontrollierte Zwischenschritte verbinden lassen. Ihre Branchensoftware bleibt das führende System, die Automatisierung liefert vorbereitete Ergebnisse daneben. Ein Wechsel steht nur zur Debatte, wenn ein System gar keine Anbindung erlaubt.
Braucht jeder Prozess künstliche Intelligenz?
Nein. Viele zuverlässige Automatisierungen beruhen auf festen Regeln, und die sind einfacher zu prüfen und günstiger im Betrieb. KI setze ich dort ein, wo unstrukturierte Inhalte wie freie E-Mail-Texte oder unterschiedliche PDFs verarbeitet werden müssen.
Was kostet ein erster Pilot?
Ein klar begrenzter Pilot startet bei 4.900 € netto, die meisten liegen zwischen 4.900 und 7.500 €. Wo genau, hängt vor allem davon ab, wie viele Systeme angebunden werden und wie viele Sonderfälle der Ablauf kennt. Davor steht in der Regel der Prozesscheck für 950 € netto, in dem Umfang, Schnittstellen und Ausnahmen so weit geklärt werden, dass der Preis belastbar ist. Beauftragen Sie danach den Piloten, wird der Prozesscheck voll angerechnet. Software-, Hosting- und API-Kosten kommen transparent hinzu und werden separat ausgewiesen.
Was ist, wenn sich die Automatisierung nicht lohnt?
Dann sage ich Ihnen das im Abschlussgespräch des Prozesschecks, mit Begründung und den Zahlen dazu. Sie sind zu nichts weiter verpflichtet. Hat Ihnen der Check in dem Fall nichts gebracht, stelle ich ihn nicht in Rechnung. Mir ist ein ehrliches Nein lieber als ein Pilot, den am Ende niemand nutzt.
Was passiert bei Fehlern und Ausnahmen?
Jeder produktive Ablauf bekommt Protokollierung, Benachrichtigungen und einen definierten Weg für Sonderfälle. Was nicht sicher zugeordnet werden kann, landet zur Prüfung bei einem Menschen. Bei kritischen Schritten sehe ich eine ausdrückliche Freigabe vor.
Nächster Schritt
Welcher Ablauf kostet Ihr Team jede Woche Zeit?
Im kurzen Gespräch prüfen wir, ob sich ein klar begrenzter Pilot lohnt. Sie erhalten eine ehrliche Einschätzung, auch dann, wenn der Prozess nicht sinnvoll automatisiert werden kann.
Prozess per E-Mail beschreiben
+49 1575 3244441 · Mülheim an der Ruhr, Termine im Ruhrgebiet gerne vor Ort