Daten kamen per E-Mail
Die Betriebsdaten aus der Branchensoftware wurden per E-Mail verteilt und mussten im Büro erst einmal gesichtet und sortiert werden.
Umgesetztes Projekt
Acht bis zehn Stunden Büroarbeit weniger, jede Woche
Ein Betrieb für Bauwerksabdichtung hat seine Betriebsdaten bis dahin von Hand aus E-Mails in eine Excel-Auswertung übertragen. Heute passiert das von allein. Die vorhandene Branchensoftware blieb dabei unangetastet.
Ausgangslage
Eine wiederkehrende Aufgabe, die niemand gern gemacht hat
Übertragen von Hand
Aus den Mails wurden die relevanten Angaben herausgesucht und in die zentrale Excel-Auswertung abgetippt. Jede Woche aufs Neue.
Auswertung lief hinterher
Weil die Handarbeit Zeit brauchte, war die Auswertung nie tagesaktuell. Entscheidungen fielen auf Basis veralteter Zahlen.
Umsetzung
Automatisiert wurde die Handarbeit dazwischen, nicht die Software
Eingang erkennen
Ein Ablauf auf eigener Infrastruktur erkennt die eingehenden Mails aus der Branchensoftware und greift nur die relevanten heraus.
Daten herausziehen
Die benötigten Angaben werden aus der Nachricht gelesen und in eine feste Struktur gebracht, inklusive der Sonderfälle.
Auswertung befüllen
Die Werte laufen tagesaktuell in die bestehende Microsoft-365-Auswertung. Das Büro schaut hinein statt zu tippen.
Die eingesetzte Branchensoftware wurde nicht ersetzt, nicht angepasst und nicht angefasst. Es gab keine Schulung für das Team, weil sich an der täglichen Bedienung nichts geändert hat. Umsetzungszeitraum: wenige Wochen.
Ergebnis
Was der Betrieb seitdem nicht mehr macht
Stunden pro Woche
So viel Büroarbeit ist im Betrieb weggefallen. Bei 25 Euro je Stunde gerechnet entspricht das rund 10.000 bis 13.000 Euro im Jahr.
Abtippfehler aus Handarbeit
Übertragungsfehler durch manuelles Abschreiben können nicht mehr entstehen, weil niemand mehr abschreibt.
Serverstandort Deutschland
Der Ablauf läuft auf eigener Infrastruktur in Deutschland. Es ist kein US-Cloud-Dienst beteiligt.
Eingesetzte Technik
Bewährte Bausteine statt Eigenentwicklung
n8n als selbst gehostete Ablaufsteuerung auf einem deutschen Server, Auslesen der eingehenden E-Mails, Schreiben über die Microsoft-365-Schnittstelle in die vorhandene Excel-Auswertung.
Ehrliche Einordnung
Was dieser Fall zeigt und was nicht
Übertragbar ist das Muster
Daten kommen strukturiert an, werden von Hand woandershin übertragen. Dieses Muster gibt es in fast jedem Betrieb, und es lohnt sich fast immer.
Nicht übertragbar sind die Zahlen
Acht bis zehn Stunden ergaben sich aus dem Mengengerüst dieses Betriebs. Bei Ihnen können es zwei sein oder zwanzig. Das sagt Ihnen niemand seriös vorab.
Manches lohnt sich nicht
Wenn ein Ablauf zu selten vorkommt oder jedes Mal anders aussieht, sage ich das. Eine Automatisierung, die dauernd Ausnahmen produziert, kostet mehr Zeit als sie spart.
Nächster Schritt
Welcher Ablauf kostet Ihr Büro jede Woche Zeit?
Im kurzen Gespräch prüfen wir, ob sich bei Ihnen ein klar begrenzter Pilot lohnt. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, auch dann, wenn die Antwort nein lautet.
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