Belege aus allen Richtungen
Rechnungen kamen per E-Mail, als E-Rechnung, auf Papier von Tankstelle und Werkstatt oder als Lieferschein. Jeder Beleg musste von Hand einer Baustelle zugeordnet werden.
Umgesetztes Projekt · Generalunternehmen aus NRW
Produktiv im Einsatz seit August 2026
Zwei Mitarbeitende im Büro entlastet, von der Rechnung bis zur Abnahmemappe
Ein Generalunternehmen mit vielen laufenden Baustellen. Rechnungen, Lieferscheine, Datenblätter und Kosten liefen bis dahin über Postfächer, Ordner und Excel. Heute erledigen über 40 automatische Abläufe die Vorarbeit, und die Geschäftsführung sieht Kosten und Stand jeder Baustelle im Browser.
ControllingDokumentationZuordnentäglich aktuell
Ausgaben je Lieferant
- Baustoffhandel
- Dachbaustoffe
- Dämmstoffe
- Subunternehmer
- Gerätemiete
- Tankstelle
Kalkulation gegen Rechnungen
Offene Belege
Gemeinkosten nach Kategorie
- 2Mitarbeitende im Büro entlastet
- 40+automatische Abläufe im täglichen Takt
- 3Bereiche: Dokumentation, Rechnungswesen, Controlling
- 0Dateien gelöscht: alles bleibt nachvollziehbar
Ausgangslage
Viel Papier, viele Kanäle und Zahlen, die immer hinterherliefen
Abnahmeunterlagen von Hand
Für jede Position der Materialliste wurden Datenblätter, Leistungserklärungen und Prüfzeugnisse einzeln gesucht und in Mappen sortiert.
Controlling erst am Ende
Was eine Baustelle wirklich gekostet hat und bei welchen Lieferanten das Geld bleibt, war erst nach Wochen klar, wenn überhaupt.
Umsetzung
Drei Bereiche, die heute von allein vorbereitet werden
01Dokumentation
- Abnahmemappe je Baustelle
Aus der Materialliste entsteht jeden Morgen die Mappe mit Datenblättern, Leistungserklärungen und Prüfzeugnissen. Fehlendes wird gesucht, eine KI prüft jedes Blatt vor.
Produktiv - Fristenwache für Nachweise
Jeden Morgen wird geprüft, welche Zertifikate abgelaufen sind oder in den nächsten acht Wochen ablaufen.
Produktiv
02Rechnungswesen
- Rechnungseingang mit Kostenstellen
Rechnungen aus dem Postfach und gescannte Papierbelege werden gelesen, der Baustelle zugeordnet, gestempelt und abgelegt. Bei Unsicherheit macht die KI einen Vorschlag mit Begründung.
Produktiv - DATEV-Belegablage
Jede Eingangsrechnung liegt zusätzlich im Monatsordner für die Steuerberatung. Die direkte Übergabe an DATEV ist vorbereitet.
Produktiv - Weiterberechnung als E-Rechnung
Einkäufe eines verbundenen Betriebs werden je Bauvorhaben mit Aufschlag weiterberechnet, als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format.
In Erprobung
03Controlling
- Kalkulation gegen Rechnungen
Für jede Baustelle wird nachts verglichen, was kalkuliert war und was tatsächlich berechnet wurde. Abweichungen fallen auf, solange die Baustelle noch läuft.
Produktiv - Lieferanten- und Kostenanalyse
Ausgaben je Lieferant, die größten Lieferanten, Gemeinkosten nach Kategorie und die teuersten Bauvorhaben, laufend aktuell.
Produktiv - Kontrollen mit Alarm
Jeden Werktag prüft ein Ablauf, ob Postfach, Ablage und DATEV-Kopien vollständig sind. Eine Mail kommt nur, wenn etwas auffällt.
Produktiv
Dashboards
Jeder sieht, was er braucht, ohne eine Tabelle zu öffnen
Portal für die Geschäftsführung
Kosten und Rechnungen je Bauvorhaben, Lieferantenanalyse, offene Belege und der Stand der Dokumentation auf einer Seite. Dazu jeden Montag ein Wochenbericht per Mail.
Zuordnen-Seite fürs Büro
Unklare Rechnungen stehen mit Vorschlag und Begründung in einer Liste. Ein Klick bestätigt die Kostenstelle, der Rest passiert automatisch.
Live-Übersicht Dokumentation
Für jede laufende Baustelle ist sichtbar, welche Unterlagen da sind, welche fehlen und wo eine Entscheidung gebraucht wird.
Ehrliche Einordnung
Was dieser Fall zeigt und was nicht
Der Mensch entscheidet
Die Abläufe bereiten vor, sortieren und schlagen vor. Wo etwas unklar ist, entscheidet das Büro oder die Geschäftsführung. Gelöscht wird nichts.
In Etappen gewachsen
Kein Großprojekt auf einen Schlag: Jeder Bereich ging erst in den Alltag, als er im Probebetrieb zuverlässig lief.
Noch nicht alles fertig
Die Weiterberechnung als E-Rechnung ist in Erprobung, die direkte Übergabe an DATEV startet im November. Das steht hier so, weil es so ist.
Den Namen des Betriebs nenne ich nur mit dessen Zustimmung. Wie die Baudokumentation abläuft, können Sie auf der Startseite selbst ausprobieren.
Nächster Schritt
Wo stapeln sich bei Ihnen Belege und Listen?
Im kurzen Gespräch prüfen wir, mit welchem Ablauf ein Pilot bei Ihnen beginnen sollte. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, auch dann, wenn die Antwort nein lautet. Ich sitze in Mülheim an der Ruhr, Termine im Ruhrgebiet gerne vor Ort.