Ausgangsrechnungen
Ihre Rechnung braucht einen maschinenlesbaren Teil im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Fehlen Pflichtangaben, etwa die Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern, kann der Empfänger sie zurückweisen.
E-Rechnung im Handwerk
Die E-Rechnungspflicht kommt. Ihre Software darf bleiben.
Ab 2027 müssen die ersten Handwerks- und Baubetriebe ihre Rechnungen an Geschäftskunden als E-Rechnung verschicken, ab 2028 alle. Ein PDF per Mail reicht dann nicht mehr. Ich sorge dafür, dass Ihr Betrieb E-Rechnungen schreibt und verarbeitet, ohne dass Sie Ihre Branchensoftware wechseln müssen.
Die Fristen
Was ab wann gilt
Seit 1. Januar 2025
Empfangen
Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen und verarbeiten können. Ein Postfach, in dem die Rechnung ankommt, genügt dafür formal, die Arbeit beginnt aber danach.
Ab 1. Januar 2027
Versenden über 800.000 € Umsatz
Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen Rechnungen an Geschäftskunden als E-Rechnung ausstellen. Das betrifft schon viele mittelgroße Bau- und Handwerksbetriebe.
Ab 1. Januar 2028
Versenden für alle
Dann gilt die Pflicht für alle Betriebe, unabhängig vom Umsatz. Papier und einfache PDF-Rechnungen sind zwischen Unternehmen dann nicht mehr zulässig.
Stand Oktober 2026. Handwerksverbände fordern, die Stufe 2027 auf 2028 zu verschieben. Beschlossen ist das nicht. Diese Seite ersetzt keine Steuerberatung, sprechen Sie die Details mit Ihrer Steuerberatung ab.
Was sich im Büro ändert
Drei Stellen, an denen die E-Rechnung Arbeit macht
Eingangsrechnungen
Lieferanten schicken immer öfter E-Rechnungen. Die Daten stecken in einer XML-Datei, die man nicht einfach ausdruckt. Sie muss gelesen, geprüft und der Baustelle zugeordnet werden.
Aufbewahrung
Die E-Rechnung muss im Originalformat aufbewahrt werden, also mit ihrem XML-Teil. Ein Ausdruck im Ordner reicht dafür nicht.
So setze ich es um
In drei Schritten zur E-Rechnung, ohne Systemwechsel
1. Bestandsaufnahme
Wir prüfen, was Ihre Software heute schon kann. Oft reicht ein Update oder eine Einstellung, dann ist der Ausgang in einem Tag erledigt und Sie zahlen nichts für eine Automatisierung, die Sie nicht brauchen.
2. Lücke schließen
Kann Ihre Software es nicht, erzeugt ein Ablauf aus Ihren Rechnungsdaten eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format: ein PDF für den Menschen mit eingebettetem XML für die Buchhaltung des Kunden.
3. Eingang automatisieren
Eingehende E-Rechnungen werden gelesen, der Baustelle oder Kostenstelle zugeordnet und mit XML für DATEV abgelegt. Dort liegt bei den meisten Betrieben die größere Zeitersparnis.
Aus der Praxis
Was davon bei einem Generalunternehmen schon läuft
- E-Rechnungen im Eingang
Der Rechnungseingang erkennt E-Rechnungen, behält PDF und XML zusammen, ordnet sie der Baustelle zu und legt sie für DATEV ab.
Produktiv - ZUGFeRD-Rechnungen erzeugen
Ein eigener Dienst auf einem Server in Deutschland erzeugt aus Rechnungsdaten ZUGFeRD-Rechnungen als PDF/A-3 mit eingebettetem XML.
In Erprobung - Weiterberechnung mit Freigabe
Einkäufe werden je Bauvorhaben mit Aufschlag weiterberechnet. Geprüft und freigegeben wird im Rechnungs-Dashboard, dann entsteht die E-Rechnung. Zum ganzen Fall
In Erprobung
Häufige Fragen
Kurz beantwortet
Muss ich meine Handwerkersoftware wechseln?
In den meisten Fällen nicht. Viele Programme können E-Rechnungen nach einem Update selbst erzeugen. Wo das nicht geht, ergänzt ein Ablauf die fehlenden Daten und erzeugt die E-Rechnung aus dem, was Ihre Software heute schon ausgibt.
Reicht es, eine PDF-Rechnung per Mail zu schicken?
Zwischen Unternehmen nach den Übergangsfristen nicht mehr. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Format vorliegen, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Ein normales PDF zählt dann als sonstige Rechnung.
Gilt das auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Rechnungen an Privatkunden dürfen weiterhin auf Papier oder als PDF verschickt werden.
Was ist mit kleinen Beträgen?
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind ausgenommen, ebenso Fahrausweise. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, empfangen können müssen sie sie trotzdem.
Nächster Schritt
Ist Ihr Betrieb bereit für die E-Rechnung?
Im kurzen Gespräch klären wir, was Ihre Software schon kann, was fehlt und ob sich eine Automatisierung lohnt. Wenn ein Update reicht, sage ich Ihnen das. Ich sitze in Mülheim an der Ruhr, Termine im Ruhrgebiet gerne vor Ort.