Wartungstermine
Fällige Wartungen aus Listen heraussuchen, Kunden anschreiben und Rückmeldungen in den Kalender übertragen. Das lässt sich als fester Ablauf abbilden.
Für Sanitär, Heizung und Klima
Mehr Zeit für den Kundendienst, weniger für Listen und Belege
In SHK-Betrieben laufen Wartungsverträge, Störungsmeldungen und Großhandelsrechnungen gleichzeitig durchs Büro. Vieles davon folgt jedes Mal demselben Muster. Genau diese Schritte bereite ich automatisch vor, Ihr Büro prüft und gibt frei.
Typische Zeitfresser
Wo im SHK-Büro die Zeit bleibt
Kundendienstanfragen
Anfragen kommen per E-Mail, Formular oder als Notiz vom Telefon. Ein Ablauf liest Kunde, Anlage, Adresse und Anliegen heraus und legt den Vorgang vollständig an.
Rechnungen vom Großhandel
Eingangsrechnungen werden gelesen, dem Auftrag zugeordnet und für die Buchhaltung abgelegt. Unklare Belege gehen mit einem Vorschlag an einen Menschen.
Protokolle und Nachweise
Wartungs- und Inbetriebnahmeprotokolle landen automatisch beim richtigen Kunden und Auftrag und nicht im Sammelordner.
So kann es laufen
Ein Beispiel: die Wartungssaison
Fällige Anlagen finden
Der Ablauf schaut jede Woche in Ihre Wartungsliste und sammelt die Anlagen, die in den nächsten Wochen an der Reihe sind.
Kunden anschreiben
Jeder Kunde bekommt eine persönliche Mail mit Terminvorschlägen. Die Antworten werden gelesen und dem Auftrag zugeordnet.
Termin eintragen
Bestätigte Termine stehen im Kalender, offene Rückmeldungen auf einer kurzen Liste fürs Büro.
Das ist ein Beispiel dafür, wie ein Ablauf aussehen kann. Welche Schritte sich in Ihrem Betrieb lohnen, klären wir im Prozessgespräch. Ihre Handwerkersoftware bleibt dabei das führende System.
Aus der Praxis
Diese Bausteine laufen bereits produktiv
Einen SHK-Betrieb kann ich als Referenz noch nicht nennen. Die Bausteine dahinter arbeiten aber jeden Tag in anderen Betrieben aus NRW.
- Rechnungseingang mit Kostenstellen
Rechnungen aus dem Postfach und gescannte Papierbelege werden gelesen, der richtigen Baustelle zugeordnet, gestempelt und abgelegt. Ist die Zuordnung unsicher, macht die KI einen Vorschlag mit Begründung, die Freigabe ist ein Klick.
Produktiv - DATEV-Belegablage
Jede Eingangsrechnung liegt zusätzlich im Monatsordner für die Steuerberatung, nach der Regel des Betriebs sortiert. Die direkte Übergabe an DATEV ist vorbereitet.
Produktiv - Auswertung ohne Abtippen
Bei Drytech, einem Abdichtungsbetrieb, laufen die Daten aus der Branchensoftware automatisch in die Excel-Auswertung. Zum Fall
Produktiv
Nächster Schritt
Welcher Ablauf kostet Ihr Büro jede Woche Zeit?
Im kurzen Gespräch prüfen wir, ob sich bei Ihnen ein klar begrenzter Pilot lohnt. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, auch dann, wenn die Antwort nein lautet. Ich sitze in Mülheim an der Ruhr, Termine im Ruhrgebiet gerne vor Ort.