Abnahmeunterlagen
Datenblätter, Leistungserklärungen und Prüfzeugnisse für jede Position zusammensuchen. Das macht heute oft jemand von Hand, Baustelle für Baustelle.
Für Bau, Dach und Abdichtung
Baudokumentation und Eingangsrechnungen, die sich fast von selbst sortieren
Auf jeder Baustelle entstehen Materiallisten, Lieferscheine, Rechnungen und Nachweise. Am Ende soll alles vollständig in der Abnahmemappe und sauber bei der Kostenstelle liegen. Genau diese Wege habe ich für Baubetriebe in NRW bereits automatisiert.
Typische Zeitfresser
Wo im Baubüro die Zeit bleibt
Rechnungen je Bauvorhaben
Eingangsrechnungen müssen der richtigen Kostenstelle zugeordnet, gestempelt und für die Steuerberatung abgelegt werden. Bei vielen Baustellen kostet das jeden Tag Zeit.
Soll und Ist
Was laut Materialliste geplant war und was tatsächlich berechnet wurde, liegt in verschiedenen Systemen. Der Vergleich kommt deshalb oft erst, wenn die Baustelle vorbei ist.
Ablaufende Nachweise
Zertifikate und Prüfzeugnisse haben ein Ablaufdatum. Ohne Übersicht fällt das erst auf, wenn ein Dokument bei der Abnahme fehlt.
So kann es laufen
Der Weg einer Eingangsrechnung
Eingang
Rechnungen kommen ins Rechnungspostfach oder als Scan aus dem Büro. Der Ablauf holt sie ab, auch E-Rechnungen mit XML-Anteil.
Zuordnen
Die KI liest Lieferant, Betrag und Bauvorhaben. Ist die Zuordnung eindeutig, wird gestempelt und abgelegt. Sonst kommt ein Vorschlag mit Begründung.
Freigeben
Unklare Fälle bestätigt das Büro per Klick im Browser. Danach liegt der Beleg bei der Baustelle und als Kopie im DATEV-Monatsordner.
Wie die Baudokumentation abläuft, können Sie auf der Startseite selbst ausprobieren. Was in die Mappe gehört, steht im Ratgeber Revisionsunterlagen.
Aus der Praxis
Was bei einem Bauunternehmen aus NRW bereits läuft
Diese Abläufe arbeiten jeden Tag für ein Bauunternehmen mit mehreren laufenden Baustellen. Den Namen nenne ich nur mit Zustimmung des Betriebs. Den ganzen Fall lesen
- Baudokumentation für die Abnahme
Aus der Materialliste jeder Baustelle entsteht automatisch die Mappe für die Abnahme, mit Datenblättern, Leistungserklärungen und Prüfzeugnissen. Unklare Dokumente gehen zur Sichtung an einen Menschen. Läuft jeden Morgen.
Produktiv - Rechnungseingang mit Kostenstellen
Rechnungen aus dem Postfach und gescannte Papierbelege werden gelesen, der richtigen Baustelle zugeordnet, gestempelt und abgelegt. Ist die Zuordnung unsicher, macht die KI einen Vorschlag mit Begründung, die Freigabe ist ein Klick.
Produktiv - DATEV-Belegablage
Jede Eingangsrechnung liegt zusätzlich im Monatsordner für die Steuerberatung, nach der Regel des Betriebs sortiert. Die direkte Übergabe an DATEV ist vorbereitet.
Produktiv - Weiterberechnung als E-Rechnung
Einkaufsrechnungen eines verbundenen Betriebs werden gelesen, dem Bauvorhaben zugeordnet und mit Aufschlag weiterberechnet. Die Rechnung entsteht als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format, geprüft wird im eigenen Rechnungs-Dashboard.
In Erprobung - Live-Übersicht für die Geschäftsführung
Kosten und Rechnungen je Bauvorhaben, offene Belege und der Stand der Dokumentation auf einer Seite im Browser. Dazu kommt jeden Montag ein Wochenbericht per Mail.
Produktiv - Abdichtungsbetrieb: Auswertung ohne Abtippen
Bei Drytech laufen die Daten aus der Branchensoftware automatisch in die Excel-Auswertung. Ergebnis: 8 bis 10 Stunden weniger Büroarbeit pro Woche. Zum Fall
Produktiv
Nächster Schritt
Welcher Ablauf kostet Ihr Büro jede Woche Zeit?
Im kurzen Gespräch prüfen wir, ob sich bei Ihnen ein klar begrenzter Pilot lohnt. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, auch dann, wenn die Antwort nein lautet. Ich sitze in Mülheim an der Ruhr, Termine im Ruhrgebiet gerne vor Ort.