Serviceanfragen
Störungen und Aufträge kommen über viele Kanäle. Ein Ablauf erfasst sie einheitlich und legt den Vorgang mit allen Angaben an.
Für Wartung, Gebäudetechnik und Service
Serviceaufträge, Prüffristen und Berichte ohne doppelte Erfassung
Technische Servicebetriebe leben von wiederkehrenden Einsätzen. Damit kommen wiederkehrende Büroaufgaben: Aufträge anlegen, Fristen im Blick behalten, Berichte ablegen und abrechnen. Diese Schritte lassen sich gut automatisch vorbereiten.
Typische Zeitfresser
Wo im Servicebüro die Zeit bleibt
Prüf- und Wartungsfristen
Welche Anlage ist wann fällig? Eine tägliche Fristenwache meldet, was in den nächsten Wochen ansteht, bevor es eng wird.
Serviceberichte
Berichte und Fotos vom Einsatz landen beim richtigen Kunden und Objekt und stehen für die Abrechnung bereit.
Auswertungen
Zahlen aus der Branchensoftware laufen automatisch in eine Auswertung in Excel oder Microsoft 365, statt dass jemand sie abtippt.
So kann es laufen
Ein Beispiel: vom Serviceauftrag zur Rechnung
Auftrag erfassen
Die Anfrage wird gelesen, Kunde und Anlage werden erkannt, der Auftrag ist angelegt.
Einsatz dokumentieren
Der Bericht des Technikers wird dem Auftrag zugeordnet und auf Vollständigkeit geprüft.
Abrechnung vorbereiten
Aus Bericht und Auftrag entsteht ein Rechnungsentwurf, auf Wunsch als E-Rechnung. Ihr Büro prüft und gibt frei.
Das ist ein Beispiel dafür, wie ein Ablauf aussehen kann. Welche Schritte sich in Ihrem Betrieb lohnen, klären wir im Prozessgespräch. Ihre Branchensoftware bleibt dabei das führende System.
Aus der Praxis
Diese Bausteine laufen bereits
Einen Servicebetrieb kann ich als Referenz noch nicht nennen. Die Bausteine dahinter arbeiten aber schon in anderen Betrieben aus NRW.
- Fristenwache für Nachweise
Bei einem Bauunternehmen prüft ein Ablauf jeden Morgen, welche Zertifikate und Prüfzeugnisse abgelaufen sind oder in den nächsten acht Wochen ablaufen.
Produktiv - Weiterberechnung als E-Rechnung
Einkaufsrechnungen eines verbundenen Betriebs werden gelesen, dem Bauvorhaben zugeordnet und mit Aufschlag weiterberechnet. Die Rechnung entsteht als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format, geprüft wird im eigenen Rechnungs-Dashboard.
In Erprobung - Rechnungseingang mit Kostenstellen
Rechnungen aus dem Postfach und gescannte Papierbelege werden gelesen, der richtigen Baustelle zugeordnet, gestempelt und abgelegt. Ist die Zuordnung unsicher, macht die KI einen Vorschlag mit Begründung, die Freigabe ist ein Klick.
Produktiv - Auswertung ohne Abtippen
Bei Drytech laufen die Daten aus der Branchensoftware automatisch in die Excel-Auswertung. Zum Fall
Produktiv
Nächster Schritt
Welcher Ablauf kostet Ihr Büro jede Woche Zeit?
Im kurzen Gespräch prüfen wir, ob sich bei Ihnen ein klar begrenzter Pilot lohnt. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, auch dann, wenn die Antwort nein lautet. Ich sitze in Mülheim an der Ruhr, Termine im Ruhrgebiet gerne vor Ort.